Perusahaan dan Organisasi

15.Nov.2019 17:49

Liputan khusus Mari berbicara mengenai manajer di masa yang akan datang

Tidak memberikan pekerjaan yang tidak disukai oleh karyawan. Jika dapat menumpuk “elemen yang tidak dibencinya”, pasti akan menjadi organisasi yang bagus -Haruka Hirata dari wazawaza & Osamu Yamada dari Cybozu

Ms. Haruka Hirata selaku pengelola toko yang menjual roti kecil dan barang keperluan sehari-hari yang diberi nama “wazawaza”, dan aktif dalam kegiatan membentuk organisasi baru dengan idenya yang penuh dengan orisinalitas. Kami mengundangnya ke kantor pusat Cybozu untuk menghadiri acara dialog dengan tema “Memikirkan pembentukan organisasi baru dan manajemen” bersama Osamu Yamada selaku wakil CEO Cybozu, yang saat ini sedang menulis buku mengenai gambaran manajer di masa yang akan datang.

Sebelum acaranya dimulai, kurang-lebih selama 2 jam kedua orang tersebut tampak terlibat dalam suatu perbincangan yang serius. Ketika acaranya dimulai, semangatnya tetap membara dan di bagian pertama mereka berbicara mengenai kegagalan yang pernah dialaminya seperti “apakah orang dapat menilai orang lain dengan penilaian yang benar”, “skill yang paling diharapkan dari seorang manajer” dsb., sehingga ceritanya cukup meriah dalam membahas pembentukan organisasi di masa yang akan datang.

Bagian kedua adalah sesi tanya jawab dengan peserta. Para peserta yang hadir kebanyakan dari bagian Human Resource dan manajer. Meskipun terkadang kedua orang tersebut harus berpikir keras untuk menghadapi pertanyaan yang cukup mendetil, mereka telah mencarikan cara penyelesaian yang dapat dipraktekkan. Di bagian kedua ini kami akan memperkenalkan beberapa pertanyaan yang diajukan.

Lebih mudah untuk melakukan penilaian dengan uang? Bagaimana membangkitkan semangat karyawan?

  • Penanya

    Tadi anda berdua mengatakan tentang “orang tidak dapat menilai orang lain dengan benar”. Menurut saya, evaluasi kinerja karyawan berguna untuk mendidik karyawan atau untuk mempertahankan motivasi. Bagaimana pendapat Cybozu dan wazawaza terhadap hal tersebut?

  • Yamada

    Tadi saya mengatakan bahwa “tidak suka untuk menilai maupun dinilai”, tetapi di Cybozu ada aturan untuk penilaian.

    Yang penting adalah jangan menjadikan gaji = feedback.

    Jika disamakan, orang yang menilai akan memberikan penilaian yang ketat karena tidak ingin menaikkan gaji. Sedangkan karyawan ingin gajinya dinaikkan, sehingga berusaha menampilkan sisi dirinya yang baik secara berlebihan. Akhirnya pembicaraan keduanya menjadi tidak nyambung.

  • Hirata

    Mungkin melakukan penilaian dengan uang akan lebih mudah bagi orang yang bertugas untuk menilai.

    Mengerjakan pekerjaan yang ingin dilakukan atau dapat memilih cara kerja bisa meningkatkan motivasi, tetapi apa yang harus dilakukan untuk mempertahankan motivasi masih dalam proses trial and error.

Kepercayaan bukannya “ada atau tidak”, tetapi gradasi

  • Penanya

    Menurut saya, jika organisasinya menjadi lebih dari 3 orang, hubungan kemanusiannya juga akan lebih mudah bermasalah. Apa yang anda berdua lakukan untuk mengatasinya?

  • Hirata

    Jika orangnya menjadi lebih dari 3 orang, akan muncul “pilih kasih” atau “kubu”. Agar tidak menjadi seperti itu, saya menyapa para anggota secara merata, dan di tempat yang terjadi pertikaian, saya ikut melibatkan diri secara aktif.

    Ketika orangnya semakin banyak, saya tidak bisa mengurus semuanya, sehingga tugas tersebut juga saya percayakan ke ketua kelompok. Pokoknya diusahakan agar masalahnya bisa diselesaikan ketika permasalahannya masih kecil.

  • Yamada

    Saya selama ini telah berjuang keras untuk membangun hubungan kepercayaan, dan akhirnya saya sudah menyerah (sambil tertawa).

  • Hirata

    Wah, benarkah begitu?

  • Yamada

    Saya akhirnya menyadari bahwa kepercayaan itu bukannya “ada atau tidak”, tetapi gradasi. Sulit untuk percaya 100% secara merata kepada semua orang

    Saya sering menggunakan kata “jarak yang harus dijaga”. Yang penting adalah mengetahui “jarak yang harus dijaga” terhadap masing-masing orang.

Haruka Hirata. CEO wazawaza Corporation. Lahir pada tahun 1976 di Tokyo, dan dibesarkan di Shizuoka. Lulus dari Miyake Kawamura Stylist School pada tahun 1996. Di tahun 2002 pindah ke Nagano untuk mengikuti suaminya yang pindah pekerjaan ke tempat tersebut. Pada tahun 2009 mendirikan wazawaza seorang diri. Meskipun sebelumnya permah bekerja sebagai web designer, beliau sangat senang membuat roti dan memutuskan untuk membuka toko yang dikombinasikan dengan kegemarannya mengumpulkan barang yang digunakan sehari-hari, sehingga berdirilah toko roti dan barang keperluan sehari-hari yang diberi nama “wazawaza”. Jumlah stafnya semakin bertambah sehingga toko dan bisnisnya diperbesar, kemudian di tahun 2017 mendirikan wazawaza Corporation. Ibu dari dua orang anak.

  • Yamada

    Untuk teman pun, ada teman yang ingin ditemui seminggu sekali, dan ada juga yang lebih baik bertemu setahun sekali. Jarak yang harus dijaga agar kita nyaman akan berbeda-beda, tergantung dari orangnya.

  • Hirata

    Bagaimanapun, ada orang yang cocok dan tidak cocok. Saya juga akan mempertimbangkan jarak harus dijaga terlebih dahulu sebelum ikut terlibat. Karena ada tipe anggota yang senang jika ceritanya didengarkan, tetapi ada juga yang tidak.

  • Yamada

    Kata “suka”dan “tidak suka” akan terdengar keras, tetapi jika menggunakan kata “jarak yang harus dijaga”, maka menjadi lunak dan mudah dipahami.

    Meskipun tidak cocok dengan seseorang, bagi perusahaan orang tersebut adalah sumberdaya manusia yang dibutuhkan. Jadi yang penting adalah mengetahui jarak yang harus dijaga dengan tepat.

Apakah bisa membuat atasan memiliki “rasa kepemilikan”?

  • Penanya

    Saya merasa kesulitan karena para pejabat yang memberikan masukan di lapangan mengatakan hal-hal yang menunjukkan bahwa beliau tidak memahami kondisi di lapangan.Apa yang harus dilakukan agar bisa dimengerti?

  • Hirata

    Sulit untuk meminta orang yang melihat ke arah yang berbeda untuk memahami kondisi atau pemikiran kita, ya?

  • Yamada

    Karena orang lain sulit untuk dirubah, salah satu hal yang bisa dilakukan adalah mengubah lingkungan.

    Jika ingin tetap bekerja di perusahaan yang sekarang, lakukanlah apa yang bisa dilakukan meskipun harus merubah diri anda sendiri. Sebenarnya bisa juga dengan mempublikasikan ke orang-orang betapa para petinggi ini tidak melakukan apa-apa, tetapi mungkin butuh seuatu keberanian ya, untuk melakukan hal tersebut?

Untuk memperkuat kelemahan tim, “potong semua orang ke samping”

  • Penanya

    Ketika membentuk tim di perusahaan, ada kalanya yang terkumpul adalah orang-orang yang tidak dapat mengontrol jadwal.

    Sedangkan ketika orang-orang yang memiliki niat “ingin bekerja bersama-sama” berkumpul, terbentuklah kumpulan yang berat sebelah yang terdiri dari orang-orang yang memiliki sifat yang hampir sama.

    Apakah satu-satunya cara untuk membentuk tim yang baik adalah dengan rekrutmen?

  • Hirata

    Selain rekrutmen, ada cara lain yang saya anjurkan, yaitu memasukkan 1 orang yang mahir dalam mengontrol jadwal ke dalam beberapa tim.

    Di wazawaza pun, 1 orang terdaftar dalam 3 departemen dan pekerjaannya dibagi berdasarkan hari.

  • Hirata

    Juru kamera kami juga ketika hari Rabu tiba akan membuat roti, sedangkan anak yang berdiri di konter toko akan melakukan pengadaan di hari Jumat.

    Terutama untuk perusahaan yang kecil, orang yang multi skill lebih baik dikeluarkan seluruh kemampuannya.

  • Yamada

    Itu menarik sekali. Lakukan analisa apa yang dapat dilakukan oleh para anggota di masing-masing pekerjaan, kemudian dibagi berdasarkan hasil analisa tersebut. Jadi bukannya dibagi secara vertikal seperti “pekerjaan = orang”, tetapi masing orang-orang dipotong-potong ke samping, ya.

    Apa yang menyebabkan 1 orang jadi mengerjakan beberapa pekerjaan?

Osamu Yamada. Wakil CEO Cybozu dan CEO Cybozu USA(kintone Corporation). Tahun 1992 diterima di The Industrial Bank of Japan. Di tahun 2000 pindah ke Cybozu dan menjadi penanggung jawab yang menangani keuangan, personalia dan departemen hukum, sekaligus membentuk aturan kepersonaliaan dan aturan pelatihan pendidikan. Mulai tahun 2014 merencanakan pelebaran bisnis secara global, kemudian untuk mendirikan badan hukum lokal di Amerika, menetap di San Francisco hingga saat ini.

  • Hirata

    wazawaza adalah toko yang dimulai oleh saya sendiri, sehingga awalnya saya yang mengerjakan semua pekerjaan.

    Tetapi semakin lama jumlah pekerjaannya semakin banyak, sehingga tidak mungkin untuk dikerjakan dalam 1 hari. Akhirnya “untuk membuat pekerjaan menjadi lebih efisien”, saya membagi diri saya dengan waktu.

    Misalnya pekerjaan menimbang yang memakan waktu 30 menit setiap hari dikerjakan sekaligus di hari Senin. Jika kita bisa mengumpulkan waktu yang tersebar secara sistematis, akan muncul jam kosong. Waktu yang hilang akan berkurang, sehingga menjadi efisien.

  • Yamada

    Begitu, ya.

  • Hirata

    Hal tersebut juga saya terapkan kepada orang lain. Dari jam kerja 8 jam, yang 2 jam saya minta untuk pergi ke tempat lain, atau berada di departemen yang berbeda berdasarkan waktu atau hari. Dengan begitu, semuanya bisa dilaksanakan secara otomatis dan saat ini tanpa instruksi dari saya pun, mereka bekerja lintas departemen secara spontan.

Tidak memberikan “pekerjaan yang tidak disukai” oleh karyawan. Yang penting adalah “tidak benci untuk pergi ke kantor”

  • Penanya

    Saya sendiri merasa kalau “cocok dengan pekerjaan di luar ruangan”, tetapi kenyataannya saya diberi pekerjaan di dalam kantor untuk mengurus Human Resource.

    Menurut saya, menjadikan hal yang dikuasainya sebagai pekerjaan atau mengerjakan pekerjaan yang disukainya bisa bermanfaat bagi pertumbuhan karyawan. Bagaimana dengan pemikiran anda berdua?

  • Hirata

    Saya setuju dengan hal tersebut. 3 tahun yang lalu, saya mempekerjakan orang yang berusia sekitar 60 tahun untuk bersih-bersih di dapur. Ketika sedang makan bersama, tiba-tiba beliau mengatakan “Saya tidak suka bersih-bersih”.

    Kemudian saya bertanya “Kalau begitu, apa yang ingin anda lakukan?”, jawabannya adalah “Saya suka membungkus”. Setelah itu saya memintanya untuk mengerjakan pengepakan, dan beliau menunjukkan performa kerja yang jauh berbeda dibandingkan sebelumnya.

  • Yamada

    Itu bagus sekali, ya.

  • Hirata

    Sejak kejadian itu, jika ada orang yang sering melakukan kesalahan saya akan bertanya “Apakah tidak menyukai pekerjaan itu?”, “Ada hal lain yang ingin dilakukan?”.

    Yang penting adalah kondisi di mana “tidak benci untuk pergi ke kantor”. Cara penilaian orang terhadap pekerjaan bisa bermacam-macam, sehingga tidak perlu sampai merasa senang.

    Tetapi jika elemen “yang tidak dibenci” bisa dikumpulkan sedikit demi sedikit, maka saya rasa bisa menjadi organisasi yang baik.

  • Yamada

    Pendapat saya juga sama.

    “Hal yang ingin dilakukan” memang bisa menjadi motivasi, tetapi yang paling penting adalah “hal yang bisa dilakukan”. Karena yang namanya kekuatan dan kelemahan itu relatif.

    Meskipun diri kita merasa sudah tertib, tetapi setelah dikelilingi oleh orang-orang yang lebih tertib, mungkin kita jadi tidak setertib itu.

  • Yamada

    Jika kita sudah melakukan hal yang disukai tetapi tidak bisa diterima, itu membuat tidak bahagia.

    Pertama-tama tunjukkanlah apa yang bisa anda lakukan, kemudian buatlah tugas yang dapat dilakukan oleh diri anda di tempat itu. Selanjutnya, sambil membuahkan hasil di tempat tersebut, nantinya bisa ditambahkan dengan hal-hal yang anda sukai. Menurut saya memerlukan langkah-langkah seperti itu.

  • Teks : Monaka Sonoda / Penyunting : Nanae Matsuo (note) / Dokumentasi : Makoto Tochikubo / Perencanaan : Yuka Ohara

SNS Share