Perusahaan dan Organisasi

15.Nov.2019 17:50

Liputan khusus Mari berbicara mengenai manajer di masa yang akan datang

Perkataan “Aku mempercayaimu” dari atasan sebenarnya hanya tindakan yang ikut campur. Manajer hanya cukup mempercayakan pekerjaannya dan bertanggung jawab

Para anggota tidak mau bergerak seperti yang diinginkan, dan tidak tahu seberapa banyak pekerjaan yang bisa dipercayakan. Sebagai manajer harus berperilaku seperti apa, jawaban yang benar ada di mana? Ms. Yuki Kamiya yang bekerja di Isetan Mitsukoshi Ltd. juga merupakan salah satu dari orang yang merasa kesulitan menghadapi pekerjaan manajer untuk pertama kalinya.

Kali ini kami mengundang Osamu Yamada selaku wakil CEO Cybozu yang rencananya akan menerbitkan buku yang berhubungan dengan manajer, Ms. Kamiya, dan Mr. Makoto Hamamatsu selaku founder dan CEO dari ONE JAPAN untuk mencari tahu petunjuk dalam menjalankan manajemen.

Kata “mempercayaimu” merupakan komunikasi yang sangat satu arah. Bukankah itu sama saja dengan mencampuri urusan orang lain?

  • Osamu Yamada

    Saat ini Ms. Kamiya memiliki kesulitan seperti apa dalam menjalankan posisinya sebagai manajer?

  • Yuki Kamiya

    Masalahnya saya tidak tahu bisa mempercayakan pekerjaan sejauh apa kepada para anggota.

    Saat ini yang terjadi adalah mempercayakan seutuhnya atau mengerjakannya bersama-sama daripada mempercayakannya, sehingga cenderung timpang ke satu dari dua hal tersebut. Sulit menjaga keseimbangannya.

Yuki Kamiya. Setelah lulus kuliah bekerja di Isetan Mitsukoshi Ltd. Selama 2 tahun bekerja di bagian baju wanita, setelah itu menjadi assistant buyer untuk baju wanita selama 3 tahun, kemudian pindah ke Department Store Corporate Headquarter di departemen strategi merchandising divisi perencanaan merchandising. Saat ini menjabat sebagai manajer di divisi digital bagian business baru CARITE. Setelah bertemu dengan penanggung jawab Fujitsu dari ONE JAPAN, yang CEO nya adalah Mr. Hamamatsu, mulai melakukan percobaan verifikasi layanan penyewaan baju dressCARITE」di toserba Mitsukoshi yang berada di Ginza pada bulan Agustus 2018.

  • Osamu Yamada

    Mungkin ada baiknya untuk memikirkan apakah diri kita yang bertanggung jawab atau tidak.

    Jika cara berpikirnya adalah jika berhasil berkat anggota, tetapi jika gagal menjadi tanggung jawab manajer, maka caranya memberikan kebebasan juga akan berubah.

  • Yuki Kamiya

    Berubah bagaimana, ya?

  • Osamu Yamada

    Jika kita yang bertanggung jawab, otomatis kita akan memperhatikan prosedur seperti apa yang dijalankan oleh para anggota untuk melakukan pekerjaannya.

    Dengan begitu, manajer perlu menciptakan kondisi yang mudah untuk berbagi informasi.

  • Makoto Hamamatsu

    Tetapi tanpa adanya hubungan kepercayaan, bukankah sulit untuk membahas informasi secara terbuka?

  • Osamu Yamada

    “Mempercayaimu” itu komunikasi yang sangat satu arah, kan?

    Sebelumnya saya juga sering mengatakan bahwa “kepercayaan itu penting, tetapi dari sisi lawan bicaranya, mungkin dia merasa itu bukan urusanmu.

Osamu Yamada. Wakil CEO Cybozu dan CEO Cybozu USA(kintone Corporation). Tahun 1992 diterima di The Industrial Bank of Japan. Di tahun 2000 pindah ke Cybozu dan menjadi penanggung jawab yang menangani keuangan, personalia dan departemen hukum, sekaligus membentuk aturan kepersonaliaan dan aturan pelatihan pendidikan. Mulai tahun 2014 merencanakan pelebaran bisnis secara global, kemudian untuk mendirikan badan hukum lokal di Amerika, menetap di San Francisco hingga saat ini.

  • Makoto Hamamatsu

    Begitu, ya. Saya juga merasa penting untuk bisa menerima lawan bicara kita. Tetapi apakah cukup hanya dengan menerimanya saja?

    Misalnya kepada orang yang berjalan ke arah yang salah, apakah tidak perlu mengatakan kalau “itu salah”?

  • Osamu Yamada

    Tentu tetap mengatakannya. Tetapi tidak orang kan tidak ada yang tahu, mana  jawaban yang benar? Oleh karena itu, anggota tim bebas untuk memilih apakah akan menerima atau tidak materi yang telah dibagikan oleh manajer.

  • Makoto Hamamatsu

    Hm….

  • Osamu Yamada

    Sambil mengingat hal tersebut, saya berusaha untuk tidak “membetulkan”, tetapi menyampaikan pendapat saya pribadi.

Apakah lebih baik mengetahui “apa yang sedang dilakukan oleh orang sebelah?”

  • Osamu Yamada

    Selain itu, adanya anggota tim yang berjalan ke arah yang salah bisa jadi karena informasinya tidak dibagikan di dalam tim.

    Satu hal yang ingin saya sampaikan kepada orang yang berada di posisi manajemen adalah, berbagi informasi itu penting.

  • Yuki Kamiya

    Di perusahaan besar, seringkali ada kejadian “tidak mengetahui apa yang sedang dilakukan oleh orang di sebelahnya”.

  • Makoto Hamamatsu

    Iya, ada yang begitu!

  • Yuki Kamiya

    Sebagai pihak manajemen, saya bingung untuk mengetahui semua orang sedang melakukan apa dan harus diberi tahu sejauh apa. Karena banyak juga orang yang berpikir “tidak perlu mengetahui pekerjaan orang yang ada di sekelilingnya”.

  • Osamu Yamada

    Di perusahaan saya juga ada cerita kalau setelah orangnya bertambah banyak, ada dinding pemisah yang muncul di antara departemen.

  • Makoto Hamamatsu

    Bahkan di Cybozu juga ada?

  • Osamu Yamada

    Tentu saja ada. Cybozu menggunakan kintone untuk membagikan informasi semua tim atau project secara online, sehingga tidak mungkin untuk menangkap semua informasi.

    Kemudian ketika berbicara dengan orang lain, ternyata ada informasi yang tidak diketahuinya. Di situlah mereka merasa kalau “ada dinding pemisah”.

  • Yuki Kamiya

    Betul juga, ya.

  • Osamu Yamada

    Tetapi informasi itu kebanyakan bukanlah informasi yang dibutuhkan oleh semua orang. Jadi yang penting adalah disiapkan agar orang yang ingin mengetahuinya bisa mendapatkannya sendiri.

    Memilih atau tidak memilih informasi tersebut tergantung dari orangnya, sehingga pada dasarnya serahkan saja kepada masing-masing orang.

  • Yuki Kamiya

    Yang penting adalah tersedia dalam kondisi terbuka, ya?

  • Osamu Yamada

    Betul, betul. Mungkin lebih benar dikatakan “menyediakan informasi di tempat yang terbuka” dibangkan “dibagikan”.

  • Yuki Kamiya

    Kelihatannya membuat informasi menjadi terbuka bisa segera saya praktekkan.

    Masing-masing orang di lapangan pasti memiliki informasi, sehingga saya akan berkata “Sebagai tim, mari kita buka informasi yang dimiliki”.

Apakah cukup hanya berkomunikasi secara online? Yang penting dalam berkomunikasi adalah membuka loket

  • Makoto Hamamatsu

    Dalam berbagi informasi, apakah Mr. Yamada memikirkan keseimbangan dalam menggunakan tool secara online atau offline?

Makoto Hamamatsu. Lahir di prefektur Kyoto pada tahun 1982. Setelah lulus dari universitas, diterima di Panasonic pada tahun 2006. Kemudian setelah berkecimpung di bagian pemasaran luar negeri dan perencanaan bisnis di India, pindah ke kantor pusat di departemen strategi sumber daya manusia. Menangani strategi rekrutmen grup dan pengembangan sumber daya manusia. Di tahun 2012 mendirikan One Panasonic” yang merupakan organisasi volunteer yang terdiri dari anak muda, untuk mengaktifkan organisasi dan menjalin hubungan secara horizontal, vertikal, diagonal, dan dengan pihak di luar perusahaan. Di tahun 2016 dipilih sebagai karyawan sementara di perusahaan start up pertama (PATH Corporation ) milik perusahaan yang sama. Setelah itu berkecimpung di departemen peralatan listrik rumah tangga di perusahaan yang sama untuk mengembangkan divisi peralatan listrik rumah tangga IoT. Saat ini sebagai co-founder dan co-CEO dari ONE JAPAN.

  • Osamu Yamada

    Saya sangat memikirkannya. Ketika merasakan jarak dengan seseorang, menurut saya yang penting adalah informasi di tempat yang offline.
    Kalau secara online, kita tidak bisa mengetahui wajah dan suasana, cara bereaksinya, semangatnya, dsb. Tetapi dengan bertemu langsung, secara tidak sadar kita bisa merasakan “saya akan berada di jarak ini dengan orang ini”.

  • Makoto Hamamatsu

    Betul, betul. Saya bisa mengerti.

  • Osamu Yamada

    Setelah mengetahui jarak yang dirasakan, baru kita pindah ke online.

  • Makoto Hamamatsu

    Kalau ditanya mana yang lebih dulu, tentu offline yang lebih dulu, ya?

  • Osamu Yamada

    Betul. Kemudian kepada mereka yang mengikuti “Zatsudan (rapat empat mata yang dilakukan di Cybozu)”, saya mengirim memo yang berisi pesan pribadi secara terpisah. Isinya adalah poin-poin yang dibahas ketika rapat tentang masalah yang dimiliki atau hal-hal yang ingin dilakukannya, hal-hal yang ingin disampaikannya, dsb.

    Dengan begitu, kita bisa berbicara sambil melihat memo tersebut di zatsudan yang berikutnya. Jika hal tersebut dilakukan berulang-ulang, pesan langsung seperti itu bisa menjadi loket konsultasi yang mudah dicapai.

  • Yuki Kamiya

    Begitu, ya.

  • Osamu Yamada

    Tentu saja ada orang yang bisa mengikuti dan tidak bisa mengikuti bentuk komunikasi seperti ini, tetapi yang penting adalah membuka loket secara terpisah agar bisa berbicara dengan lebih mudah.

  • Makoto Hamamatsu

    Jika jumlah orangnya banyak, bentuk komunikasi seperti apa yang anda terapkan?

  • Osamu Yamada

    Memang tergantung jumlah orangnya, tetapi saat ini di amerika untuk tim yang terdiri dari 40 orang ada manajer sebanyak 5 orang. Seminggu sekali mereka melakukan rapat dan upacara pagi.

    Di Amerika, separuh dari para anggota mengikutinya secara offline dan separuhnya lagi mengikutinya secara online, tetapi diusahakan untuk berbicara sepatah kata kepada satu per satu dari 40 orang tersebut.

    Komunikasi dasarnya memang online, tetapi dengan mencampurkan offline, online-nya juga menjadi lebih aktif.

Mau menulis atau tidak, itu haknya orang tersebut. Kita hanya bisa “menikmati” saja.

  • Makoto Hamamatsu

    Begitu, ya. Tetapi saya masih merasa bahwa jarak yang dirasakan ketika offline juga bisa terbawa saat online.

    Di satu sisi ada orang yang menulis sampai 5 kali sehari, tetapi ada juga orang yang hanya menulis 1 kali dalam seminggu. Sebagai manajer, saya harus melakukan apa, ya?

  • Osamu Yamada

    ……。

  • Osamu Yamada

    Dinikmati saja.

  • Osamu Yamada

    Tidak menulis merupakan cara penilaian dari orang tersebut. Jika ada alasan yang menyebabkan dia lebih baik menulis, dia pasti akan menulisnya.

  • Makoto Hamamatsu

    Jadi yang bisa dilakukan adalah menikmati komunikasi tersebut, ya?

  • Osamu Yamada

    Betul, betul. Jika menggerakkan orang secara paksa akan muncul pemaksaan, sehingga komunikasinya menjadi satu arah”.

  • Yuki Kamiya

    Mungkin selama ini saya juga memaksakan agar orang-orang di sekeliling saya “mau melakukan ini”…

  • Osamu Yamada

    Memang penting untuk maju ke arah yang sama secara bersama-sama, tetapi begitu pimpinan yang berkharisma menghilang, tim tersebut bisa hancur dengan mudah.

    Maka dari itu, penting untuk menjadikan manajemen sebagai sesuatu yang diketahui oleh umum.

  • Makoto Hamamatsu

    Secara garis besar, salah satu tugas manajer adalah bisa menerima kondisi tersebut, ya?

  • Osamu Yamada

    Menerima dan mengetahui, ya. Membuat diri kita diketahui, kemudian keputusan baik-buruknya terhadap hal tersebut akan tergantung kepada orang yang bersangkutan.

  • >Bersambung
  • Teks : Riho Nakamori Penyunting : Nanae Matsuo (note) Dokumentasi : Nanako Ono Perencanaan : Yuka Akashi

SNS Share