Cara kerja dan Cara hidup

25.Jul.2020 15:41

Bagaimana jika bekerja dari rumah?

“Apakah dia benar-benar bekerja di rumah?” -Kiat memperlancar kesulitan komunikasi ketika bekerja dari rumah

Artikel kali ini adalah serial dari buku yang menceritakan sudut pandang Yoshiharu Takeuchi sebagai pelaku dari pengelola Organisasi Non Profit di daerah, yang juga memiliki pekerjaan sampingan (double job) di Cybozu. Tema yang diangkat kali ini adalah “komunikasi online”. Remote work membuat kita jadi lebih bebas untuk menentukan tempat kerja, tetapi di sisi lain muncul juga kesulitan akibat komunikasi yang berpusat pada online. Apa yang harus dilakukan agar kita bisa bekerja dari jauh dengan nyaman, kesadaran seperti apa yang harus dimiliki, dan bagaimana caranya menyelesaikan permasalahan yang muncul?

Cirikhas cara kerja saya di Cybozu adalah “tinggal di daerah dengan double job 2 hari dalam seminggu” dan “full remote work”. Selain berangkat ke kantor di Tokyo sebulan sekali, saya fokus untuk bekerja dari rumah di Nigata.

Cara kerja seperti ini bisa dilakukan berkat online tool seperti groupware yang berbasis cloud, sistem konferensi video, chat, dll.

Tetapi meskipun online tool membuat cara kerja kita menjadi lebih bebas, berkurangnya komunikasi tatap muka telah menimbulkan masalah tersendiri.

Walaupun begitu, ketika beberapa hari yang lalu saya merenungkan double job & remote work yang telah dijalani selama kurang-lebih 2 tahun, saya baru menyadari bahwa selama 2 tahun ini, saya tidak pernah telepon ke kantor sekalipun. Semua komunikasi dilakukan secara online. Dan meskipun dilakukan dengan cara seperti itu, pekerjaannya tetap berjalan dengan baik, sehingga saya sendiri menjadi terkejut.

Selain itu, saya juga jadi melihat adanya “potensi komunikasi online” berkat pekerjaan saya yang full remote.

Oleh karena itu, di sini saya ingin membagikan kiat-kiat agar komunikasi online bisa berjalan dengan lancar, dan hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan agar kita bisa bekerja dengan nyaman.

Kesulitan dalam komunikasi online

Pertama-tama, saya akan merangkum kesulitan dalam komunikasi online.

Mudah memunculkan kesalahpahaman yang tidak terduga

Komunikasi online berpusat pada komunikasi tertulis. Dengan tidak adanya informasi nonverbal seperti ekpresi wajah, nada suara, atau gerakan tubuh, jumlah informasi yang diterima jauh lebih sedikit dibandingkan dengan komunikasi tatap muka.

Oleh karena itu, hal-hal yang tidak menjadi masalah jika disampaikan secara langsung jadi mudah menimbulkan kesalahpahaman yang tidak terduga, seperti “terluka oleh perkataan si A” atau “perbedaan interpretasi”.

Mudah menimbulkan kesan yang dingin

Ketika bekerja, seringkali kita dihadapkan dengan situasi yang meminta rekan kerja kita untuk melakukan perbaikan, seperti “Mr./Ms. A, perilaku anda yang seperti itu bisa menimbulkan kebingungan, sehingga lebih baik dirubah menjadi ○○”.

Tetapi dalam komunikasi tertulis yang tidak memiliki informasi nonverbal, kita hanya bisa menerima apa adanya seperti yang tertulis, sehingga ekspresi penolakan atau penghakiman bisa memberikan kesan yang lebih dingin dibandingkan komunikasi tatap muka.

Saya pribadi banyak sekali melakukan komunikasi secara online yang tidak hanya mencakup urusan pekerjaan, dan ada beberapa kejadian yang membuat saya merasa “seandainya dia bisa menyampaikannya seperti ini, saya tidak perlu terluka”.

Sulit untuk berbagi kondisi suasana hati dan tubuh

Untuk mengetahui kondisi fisik atau suasana hati lawan bicara, kita sering merasakannya dari raut wajah, helaan napas, dan nuansa secara keseluruhan. Tetapi di komunikasi online, sulit untuk merasakan hal-hal tersebut.

Mungkin dengan menggunakan sistem konferensi video dan menyalakan kamera sepanjang waktu, hal-hal tersebut bisa tersampaikan. Tetapi dengan begitu, kita seperti diawasi sepanjang waktu dan jika bekerja dari rumah, kita akan mempertontonkan rumah kita terus-menerus, yang tentunya bukanlah sesuatu yang nyaman.

Selain itu, suasana hati dan kondisi tubuh kita juga sulit untuk dijelaskan dengan tulisan maupun diinformasikan kepada orang-orang sekitar, sesulit menjelaskan “tingkatan sakit perut” dengan kata-kata.

Tidak bisa berbicara ketika ingin berbicara (ada jeda waktunya)

Ketika sedang bekerja, seringkali kita merasa “tidak paham tentang ○○, sehingga ingin menanyakannya sebentar”.

Misalnya ketika tidak paham cara menghitung biaya perjalanan dinas luar, kita bisa bertanya “Mr./Ms. ○○、bisa minta tolong dijelaskan cara menghitung biaya transportasi perjalanan?” kepada penanggung jawab akunting di kantor.

Tetapi dalam komunikasi online, kegiatan “bertanya sebentar” seperti ini sulit untuk dilakukan, dan mudah terjadi jeda waktu.

Progres pekerjaan dan hasilnya sulit terlihat

Jika bekerja dengan banyak anggota, seringkali pekerjaan masing-masing orang akan berpengaruh pada pekerjaan berikutnya. Dalam komunikasi tatap muka, kita bisa mengajukan pertanyaan seperti “Untuk projek ○○, saat ini sudah sampai mana, ya?” dengan santai.

Tetapi dalam komunikasi online, progres pekerjaan dan hasilnya sulit terlihat. Ada kalanya kita jadi khawatir dan berpikir “sudah ada kemajuan belum, ya?”

Sebaliknya, para anggota yang berada di kantor juga merasa khawatir dan berpikir “apakah benar-benar dikerjakan, ya?” karena tidak bisa melihat pergerakan rekan kerjanya yang berada di tempat terpisah.

Merasa kesepian

Bekerja di tempat yang terpisah seorang diri ternyata membuat diri kita merasa kesepian.

Apakah online adalah biang keladi yang mempersulit komunikasi?

Sejauh ini, kita telah melihat kesulitan yang muncul dalam komunikasi online.

Saya sering mendengar pendapat yang mengatakan “Sejak sering menggunakan email, komunikasi di tempat kerja menjadi berkurang”. Itu menunjukkan bahwa online tool membuat banyak hal menjadi praktis dan kita jadi bisa bekerja dengan berbagai macam cara. Tetapi bersamaan dengan hal tersebut, komunikasinya jadi berkurang….

Memang, hal tersebut tidak dapat dipungkiri. Dan ada juga orang yang tetap berpendapat bahwa “Lebih cepat disampaikan secara langsung”, “Jika disampaikan secara langsung, tidak akan muncul masalah seperti ini”, atau “Yang namanya komunikasi ya harus saling tatap muka”.

Ditambah lagi, komunikasi online juga memiliki kesulitan-kesulitan seperti yang telah disampaikan di atas.

Tetapi setelah saya bekerja dari rumah selama 2 tahun dan berpikir apakah komunikasi online adalah “biang keladi” dari berkurangnya komunikasi…. saya rasa tidak begitu juga. Saya malah merasa bahwa ada juga hubungan yang hanya bisa terjalin karena online.

Hubungan yang hanya bisa terjalin karena online

Misalnya, di antara karyawan Cybozu, ada “karyawan yang tidak banyak bicara saat bertemu langsung, tetapi ketika online banyak berbicara”. Para pembaca yang sedang membaca artikel ini juga tentunya ada yang lebih menyukai komunikasi via online, karena “lebih mudah berbicara melalui chat dan media sosial dibandingkan telepon, serta tidak perlu memikirkan kepentingan dan waktu lawan bicara.”.

Contoh lainnya, mungkin kita sedikit malu untuk mengatakan langsung kalimat “Mr./Ms. ○○, anda hebat ya” kepada rekan kerja kita. Tetapi jika via online, entah bagaimana hal tersebut lebih mudah untuk disampaikan.

Selain itu, baik bekerja dari rumah ataupun tidak, komunikasi online di Cybozu memang cukup ramai. Informasi seperti know-how yang dibutuhkan di pekerjaan, notulen rapat, konsultasi dengan atasan atau cuitan singkat dsb. bisa dilihat secara terbuka di groupware, sehingga mau berada di Nigata ataupun di kantor, cara kerja anda bisa tetap sama, karena tidak ada perbedaan dari informasi yang diterima.

Ditambah lagi, komunikasi online bisa dilakukan dengan mudah, sehingga dengan melakukan percakapan via chatting, kesempatan untuk berhubungan menjadi lebih banyak dibandingkan saat harus bertatap muka.

Menurut psikolog Amerika yang bernama Robert B. Zajonc, “Semakin banyak frekuensi untuk berhubungan, maka akan terjalin keakraban”. Jika kita bisa memanfaatkan komunikasi online dengan baik, kesempatan untuk berhubungan akan meningkat dan bisa menjadi alat untuk membangun keakraban dan kepercayaan di dalam tim.

Kiat memperlancar komunikasi online

Ada kiat-kiat khusus untuk memperlancar komunikasi online saat bekerja dari rumah. Berikut ini akan saya jelaskan “kiat-kiat dalam komunikasi online” yang saya terapkan dalam menjalankan remote work.

Kiat tidak menimbulkan kesalahpahaman

Di internet, sering ditemukan kejadian saling mengkritik akibat adanya perselisihan pendapat. Kebanyakan dari perselisihan pendapat muncul akibat adanya “kesalahan interpretasi” terhadap pendapat lawan bicara.

Oleh karena itu, untuk mencegah terjadinya kesalahan interpretasi, saya memasukkan “pengecekan interpretasi” di kalimat pertama.

Misalnya, bagi karyawan yang merasa “khawatir akan memotong pembicaraan para anggota yang berada di ruang rapat saat dirinya ingin mengatakan sesuatu di konferensi video”, dulu saya memasukkan “pengecekan interpretasi” seperti ini.

Setelah merangkum pendapat lawan bicara menjadi satu kalimat seperti “Jadi begitu ya, maksud anda seperti ini kan”, saya melakukan pengecekan agar tidak muncul kesalahan interpretasi dengan bertanya “Saya memahami perkataan anda seperti ini ○○, apakah benar begitu?”.

Terutama untuk kalimat panjang yang memiliki beberapa poin yang perlu dibahas lebih lanjut, memasukkan “pengecekan interpretasi” seperti ini bisa mempermudah anda untuk menyamakan pemahaman dengan lawan bicara.

Kiat memperlunak kesan yang dingin

Kiat memperlunak kesan yang dingin

Misalnya ketika mengatakan “Mr./Ms. A, perilaku anda yang seperti itu bisa menimbulkan kebingungan, sehingga lebih baik dirubah menjadi ○○”. Secara umum pola kalimatnya adalah “ekpresi negatif dengan “anda” sebagai subjek” + “saran”. Tetapi jika masukan ini ditolak, akan muncul pemberontakan dari pihak yang diberi masukan.

Oleh karena itu, saya berusaha untuk menggunakan “ekspresi positif dengan “saya” sebagai subjek”. Misalnya seperti “Saya akan lebih senang jika △△ bisa dirubah menjadi ○○”.

Selain itu, kalimat seperti “Mohon kumpulkan laporannya hari ini juga” yang bernada memerintah juga memberikan kesan yang galak. Jika dirubah menjadi “bentuk pertanyaan” seperti “Apakah anda bisa mengumpulkan laporannya hari ini juga?”, memberikan kesan yang meminta bantuan secara halus.

Meskipun menyampaikan hal yang sama, tetapi sebisa mungkin sampaikanlah dengan penuh perasaan.

Kiat menyampaikan kondisi suasana hati dan tubuh

Untuk menyampaikan informasi nonverbal seperti kondisi fisik dan suasana hati, saya menulis “cuaca suasana hati” di laporan harian. Cuaca suasana hati adalah kondisi fisik dan suasana hati yang diungkapkan melalui cuaca.

Mengungkapkan kondisi fisik dan suasana hati dalam bentuk kalimat memang sulit. Tetapi dengan mengekspresikannya dalam bentuk cuaca, akan bermanfaat untuk menginformasikan kondisi suasana hati dan tubuh saya kepada para anggota.

Yuka Akashi dari staf editorial yang menyadari cuaca suasana hati saya “berawan” selama beberapa hari, menyapa saya seperti ini “Mr. Takeuchi, kelihatannya beberapa hari ini cuaca anda berawan terus. Apakah anda baik-baik saja?”. Beberapa hari ini saya memang sedang merasa tidak enak karena ada masalah di pekerjaan. Tetapi karena ada yang menyadarinya, saya jadi memiliki kesempatan untuk berbicara dan itu benar-benar membantu saya.

Kiat berbicara ketika ingin berbicara

Tentang “tidak bisa bicara ketika ingin berbicara”.

Mungkin ini bukanlah “kiat”, tetapi dengan menggunakan fungsi pemberitahuan (memberikan notifikasi kepada lawan yang dituju) di groupware atau media sosial, seperti “@Mr./Ms.○○(orang yang diberi notifikasi), mohon dijelaskan tentang □□”, kita bisa langsung menunjuk orang yang diinginkan dan mereka akan menerima notifikasinya.

Karyawan lain juga bekerja menggunakan gorupware, sehingga kecuali sedang rapat, kebanyakan dari mereka akan memberikan respons. Dengan begitu, jeda waktunya bisa berkurang banyak, meskipun tidak bisa hilang sama sekali.

Minimal bisa menghilangkan “perasaan tidak nyaman” karena tidak ada balasan setelah mengirim email.

Kiat memperlihatkan progres pekerjaan

Karena terpisah secara fisik dan bekerja di tempat yang tidak dapat dilihat oleh anggota lain, sebisa mungkin usahakan agar “pekerjaannya bisa dilihat”.

Misalnya setelah menyalakan komputer pribadi di pagi hari, yang saya lakukan adalah membuat To Do List untuk kegiatan yang akan dilakukan hari ini. Setelah itu saya menulisnya di groupware.

Setelah pekerjaan selesai, saya menulis laporan harian. Kejadian dalam 1 hari ditulis secara detil seperti “apa yang telah dikerjakan hari ini”, “tugas yang sedang dikerjakan saat ini”, “apa yang dirasakan”, dll. Selain itu, saya juga menyampaikan apa yang sedang dipikirkan dan dirasakan dalam kehidupan pribadi saya secara aktif untuk membuka diri, sehingga yang ditulis tidak terbatas pada materi pekerjaan saja.

Saya juga menulis “laporan menitan”. Jika laporan harian adalah “laporan 1 hari”, “laporan menitan” adalah “laporan dalam satuan menit”. Tujuan dari “laporan menitan” adalah membagikan kepada yang lain cuitan “sepatah kata santai” tentang pekerjaan yang dikerjaan saat itu, suasana hati, dsb. seperti “○○sudah selesai”, “Aduh.. capek….”, “Lagi mentok”, “Istirahat sebentar”, dll.

Kiat menghilangkan rasa kesepian

Mengatasi rasa kesepian yang disebabkan oleh komunikasi online dengan cara online adalah hal yang sulit.

Oleh karena itu, setiap satu minggu kami mengadakan rapat “obrolan santai” via konferensi video. “obrolan santai” adalah waktu yang digunakan untuk berbincang-bincang empat mata antara pimpinan dan anggota selama 30 menit, dengan topik yang bebas seperti masalah yang sedang dihadapi, tugas, dll.

Di Cybozu sendiri, ada departemen yang tidak memiliki manajer setelah dilakukan perombakan organisasi. Oleh karena itu, di bagian editorial Cybozu Style, obrolan tersebut tidak hanya dilakukan oleh “pimpinan dan anggota” saja, tetapi “siapa saja dari sesama anggota” juga bisa melakukannya.

Karena kami biasa berkomunikasi dalam bentuk tulisan, obrolan seperti ini membuat saya sangat merasakan betapa pentingnya untuk berbicara secara langsung.

Komunikasi menjadi beragam melalui gaya kerja

Sampai di sini kita telah melihat kesulitan-kesulitan pada komunikasi online dalam menjalankan remote work, dan kiat-kiat agar bisa bekerja dengan nyaman.

Saya bisa menjalankan gaya kerja “tinggal di daerah dengan double job 2 hari dalam seminggu” dan “full remote work” berkat adanya online tool.

Tetapi, bukan berarti sejak awal saya bisa menjalankan gaya kerja dan cara komunikasi seperti ini. Ini semua bisa tercapai setelah melakukan trial and error berkali-kali dalam bekerja, hingga akhirnya saya mengerti “untuk kondisi seperti ini, lebih baik saya menyampaikannya dengan cara seperti ini”, atau “jika informasi ini disampaikan, maka akan lebih dimengerti oleh lawan bicara”, dsb.

Di masa yang akan datang, gaya kerja akan semakin beragam. Bersamaan dengan hal tersebut, metode komunikasinya juga pasti akan berubah. Mungkin saat ini komunikasi bisnis sedang memasuki era reformasi.

  • Penulis : Yoshiharu Takeuchi / Ilustrasi : Eiko Matsunaga

    Artikel ini berasal dari Cybozu Style yang dicetak ulang.

    https://cybozushiki.cybozu.co.jp/

SNS Share