Perusahaan dan Organisasi

26.Aug.2020 15:04

Teknik untuk “mempercayakan” pekerjaan

【Dari bagian editor Cybozu Style】” Kolom Blogger” adalah kolom kerjasama dari para blogger terkenal yang diundang dari luar Cybozu. Kali ini Mr. Eitaro Hino menuliskan tentang “Cara meminta bantuan untuk memperkuat kekuatan tim secara maksimal”.

Ketika bekerja dengan tim, pasti akan ada kondisi di mana kita harus “meminta bantuan kepada orang lain”. Karena sepintar apapun orang tersebut, pekerjaan yang bisa dilakukan oleh 1 orang ada batasnya, dan ada juga jenis-jenis pekerjaan yang lebih baik dikerjakan oleh orang lain dibandingkan dikerjakan sendiri.

 

Pada dasarnya, perusahaan yang tidak bisa menggunakan sumber daya manusia di dalam timnya secara fleksibel adalah perusahaan yang belum bisa memanfaatkan keuntungan dari kerja tim. Jika ingin memanfaatkan kekuatan tim secara maksimal, kita senantiasa harus memikirkan alternatif untuk meminta bantuan kepada orang lain.
Kerugian yang ditimbulkan akibat tidak meminta bantuan kepada orang lain, dan berusaha menyelesaikan semuanya sendirian, telah saya tulis secara detil di kolom sebelumnya dengan judul『Tim akan runtuh jika anda berpikir “lebih cepat jika dikerjakan sendiri” 』. Tetapi di situ saya belum mengkategorikannya secara rinci, bahwa ada 2 cara meminta bantuan kepada orang lain untuk membantu pekerjaan kita. Yang pertama adalah dengan “melimpahkan” pekerjaan, dan yang kedua adalah dengan “mempercayakan” pekerjaan kepada orang lain.

 

Meskipun keduanya sama-sama menyerahkan pekerjaan kepada orang lain, tetapi memiliki perbedaan yang besar dalam hal pengambilan keputusan. Kemudian untuk membuat tim yang kuat, sebisa mungkin janganlah “melimpahkan” pekerjaan, tetapi usahakan untuk “mempercayakan” pekerjaan.

 

Untuk itu, hari ini saya akan membahas hal-hal apa saja yang harus diperhatikan ketika akan “mempercayakan” pekerjaan kepada orang lain, dan bukannya “melimpahkannya”.

Perbedaan antara “melimpahkan” dan “mempercayakan” pekerjaan

Sebagai pendahuluan, apa perbedaan antara “melimpahkan” dan “mempercayakan” pekerjaan? Mungkin anda sudah bisa membayangkan perbedaanya dari nuansa yang ditimbulkan oleh masing-masing kata, tetapi mari kita perjelas kembali.

 

Jika “melimpahkan” pekerjaan, hak untuk mengambil keputusan tetap dipegang oleh orang yang meminta bantuan (kebanyakan berupa atasan atau senior). Pekerjaan yang diberikan telah disederhanakan sampai ke level yang tidak membutuhkan pengambilan keputusan, sehingga yang menjalankan pekerjaan hanya perlu memberikan laporan hasil atau progres dari waktu ke waktu. Jika dalam menjalankan pekerjaannya terdapat hal-hal yang membutuhkan pengambilan keputusan, orang tersebut sewaktu-waktu harus menanyakannya kepada orang yang melimpahkan pekerjaannya. Mungkin tidak terlalu enak didengar, tetapi “melimpahkan” pekerjaan ke orang lain berarti memanfaatkan orang lain menjadi kaki-tangan kita.

 

Sedangkan jika “mempercayakan” pekerjaan, pengambilan keputusan juga diserahkan kepada orang yang diberi pekerjaan. Porsi pekerjaan yang diberikan juga biasanya lebih besar dibandingkan ketika “melimpahkan” pekerjaan. Meskipun progres pekerjaan harus dilaporkan sesuai dengan pencapaiannya, tetapi orang yang diberi pekerjaan bisa mengambil keputusan di lokasi kerja. Jadi, meskipun ini juga tidak enak didengar, tetapi “mempercayakan” pekerjaan kepada orang lain berarti menyerahkan pekerjaan sepenuhnya kepada orang lain, termasuk memintanya untuk memikirkan cara menjalankan pekerjaan tersebut.

Mempercayakan pekerjaan lebih sulit berkali-kali lipat dibandingkan melimpahkan pekerjaan

Mana yang lebih sulit, antara “melimpahkan” dan “mempercayakan” pekerjaan? Mungkin ada orang yang berpikir bahwa lebih sulit “melimpahkan” pekerjaan, karena banyak hal yang harus dilakukan sebelum menyerahkan pekerjaan kepada orang lain, seperti meyederhanakan pekerjaan ke level yang tepat, dan harus mengambil keputusan sendiri.

 

Tetapi pada kenyataannya, “melimpahkan” pekerjaan adalah hal yang mudah. Kita tinggal meminta orang lain untuk mengerjakannya sama persis seperti yang kita lakukan, dan jika tidak berjalan sesuai dengan harapan, kita tinggal memperbaiki arahnya sewaktu-waktu agar kembali lagi ke jalur yang benar. Jadi pada dasarnya, jika orang lain bisa mempertahankan “cara kerja kita”, kita bisa “melimpahkan” pekerjaan kepadanya.

 

Sedangkan jika akan “mempercayakan” pekerjaan, kita tidak bisa memaksakan “cara kerja kita” kepada orang lain. Jika kita telah mempercayakan pekerjaan tersebut, kita harus menghormati orang tersebut meskipun mereka mengerjakannya dengan cara yang berbeda dengan kita. Karena “mempercayakan” pekerjaan adalah sama dengan “mempercayai orang tersebut”. Oleh karena itu, kita tidak bisa mempercayakan pekerjaan kepada sembarang orang.

 

Materi pekerjaan yang dipercayakan juga perlu disesuaikan dengan kemampuan dan kesesuaian, serta apa yang diharapkannya, sehingga baru bisa diputuskan setelah kita yakin bahwa “orang tersebut memang benar-benar mampu untuk melakukannya”. Jika kita tidak melalui pola pikir tersebut dan hanya memasrahkan seutuhnya, itu sama saja dengan melempar pekerjaan dan bukan mempercayakannya.

Orang tidak akan menganggap pekerjaan tersebut menarik jika tidak memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan

Dari penjelasan di atas, “mempercayakan” pekerjaan memang jauh lebih sulit daripada “melimpahkan” pekerjaan. Tetapi menurut saya, akan lebih baik untuk sebisa mungkin mempercayakan pekerjaan. Alasannya cukup sederhana, karena pada dasarnya orang tidak akan menganggap pekerjaan tersebut menarik jika tidak memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan.

Orang akan menganggap pekerjaan tersebut adalah bagian dari tanggung jawabnya jika harus “berpikir sendiri dalam mengambil keputusan”. Hal tersebut dapat meningkatkan kemampuan individu, dan juga akan mendewasakan tim. Jika tidak diberi wewenang untuk mengambil keputusan, kemampuan yang bisa ditingkatkan juga akan terbatas.

 

Tentu saja kita tidak bisa tiba-tiba “mempercayakan” pekerjaan kepada karyawan baru yang baru lulus dari universitas dengan pengalaman kerja 1 tahun. Bagaimanapun, awalnya akan dimulai dari “melimpahkan” pekerjaan. Tetapi tidak boleh selamanya hanya “melimpahkan” saja. Meskipun dalam porsi kecil, kita harus merubahnya ke “mempercayakan” pekerjaan secara perlahan, agar semangat kerja karyawan baru tidak turun.

Berikan pekerjaan yang sedikit sulit dan berikan dukungan yang berkesinambungan

Kalau begitu, hal-hal apa saja yang harus diperhatikan ketika kita akan mempercayakan pekerjaan secara detil?

 

Pertama-tama, ketika akan mempercayakan pekerjaan, sebaiknya percayakan pekerjaan yang mendekati minat dan ketertarikan orang tersebut. Meskipun pada kenyataannya lebih banyak pekerjaan yang tidak sesuai dengan harapan orang yang dimintai bantuan, tetapi jika sejak awal sudah jelas bahwa pekerjaan tersebut tidak diharapkan olehnya, lebih baik kita tidak mempercayakannya.

 

Selain itu, penting juga untuk menentukan level kesulitan dari pekerjaan yang akan dipercayakan. Jika mempercayakan pekerjaan yang terlalu sulit dibandingkan kemampuan atau pengalaman orang tersebut, dia akan merasa khawatir. Hal tersebut akan memberikan tekanan mental yang berlebih, sehingga akan membawa hasil yang tidak baik bagi kedua belah pihak. Tetapi mempercayakan pekerjaan yang terlalu mudah juga bisa bermasalah. Karena mungkin akan ada yang merasa bahwa “kemampuannya diremehkan”.

 

Oleh karena itu, yang dianjurkan adalah dengan mempercayakan pekerjaan yang sedikit lebih sulit dibandingkan kemampuan atau pengalaman orang tersebut. Pekerjaan dengan tingkat kesulitan seperti itu, jika berhasil akan menghasilkan rasa puas dan jika gagal pun bisa menjadi pembelajaran. Jadi seperti game, di mana tingkat kesulitan yang sedikit menantang akan dirasakan sebagai hal yang menarik tanpa harus memaksakan diri.

 

Kemudian, jika telah mempercayakan pekerjaan janganlah berhenti sampai di situ saja. Penting juga untuk memberikan dukungan yang berkesinambungan untuk seterusnya. Kita harus aktif memberikan bantuan jika orang tersebut membutuhkan saran atau bantuan. Tetapi jangan memaksa orang tersebut untuk memiliki pemikiran yang sama dengan diri kita. Karena yang harus kita lakukan adalah memberikan dukungan, bukan mengawasinya.

 

Dengan mempercayakan pekerjaan, kemampuan orang tersebut akan meningkat pesat. Dan dengan mempercayakan pekerjaan kepada orang lain, kita jadi memiliki waktu untuk mengerjakan pekerjaan lain. Dengan kata lain, mempercayakan pekerjaan dapat memperkuat tim. Tentu saja pekerjaan yang dipercayakan tersebut bisa berakhir dengan kegagalan, tetapi itu juga merupakan investasi yang dibutuhkan untuk mendewasakan tim. Semakin banyak pekerjaan yang bisa dipercayakan, akan semakin baik.

  • Ilustrasi : Eiko Matsunaga

    Artikel ini berasal dari Cybozu Style yang dicetak ulang.

    https://cybozushiki.cybozu.co.jp/

SNS Share